仕事が忙しい時、得体の知れないものに追われて気持ちが落ち着かないことがあります。そんな時、やることを全てあぶり出してみると忙しさの全体像が見えて、心の安定を得ることができます。その情報をTo Doリストに起こして業務を漏れなくこなすことができれば一石二鳥です。
僕はこれまで試行錯誤を繰り返しながら、いろんなTo Doリストを試して今に至ります。今現在To Doリストの使い方で悩んでいる方の参考になればと思います。
僕の仕事パターン
僕の仕事パターンは下記の通りです。
- パソコンを使ったデスクワークが日々の中心
- 外出・出張もそこそこある
- 複数案件を抱えておりマルチタスクな日々
サラリーマンに多いオーソドックスなタイプだと思うので、いろんな方々の参考になればと思います。余談ですが、慢性的にマルチタスクに追われる日々を送っているので、目下僕はいかにシングルタスクにできるか？ということに勤しんでいます。
3つのTo Doリストの使い分け
僕は内容に応じて3つのTo Doリストを使い分けています。
案件の全体像を把握するためのリスト
案件全体を把握するためのTo Doリストは、ノートに箇条書きにする形式としています。
以前は反古紙を使っていたのですが、作ったTo Doリストが書類の山に埋もれてしまって、どこにいったかわからなくなるというデメリットを克服することなくことボツにしました。ノートであれば、縦置きできる、厚さがあるので見つけやすいので解決することができます。
1週間程度の業務の内容を記載して、その間に増えたタスクは同じページに追記する、次の1週間スタート時に新しいページに移動する、という流れで利用しています。
一日のすべきことを把握するためのリスト
一日のすべきことを把握するためのTo Doリストは、大きいのポストイットに箇条書きしてモニター下部に貼る形式としています。ポイントは常に見えるところに置いておくということです。
以前はノートを使っていたのですが下記のようなデメリットがありボツにしました。
- ボリュームが多く、その中でその日すべきことがわかりづらい
- つねに見えるところに置いておけない
僕には、To Doリストを見るためだけの作業が発生してしまうと長続きしない習性があるようで、ノートだとノートを開くという作業が、継続を邪魔してしまいます。
また、小さいポストイットに書いてタスクが終わったら剥がす形式の時代もありましたが、下記のようなデメリットがありボツにしました。
- 一日にこなした作業ボリュームがわかりづらい
- ポストイット自体の数が多くて一日の全体像を把握しづらい
一枚の大きいポストイットにその日のすべきことを全て書いて、終わったタスクは横線を引いて消す。僕にとってはこの方法が、最もわかりやすくて継続しています。
サラッと言われたことを忘れないためのリスト
サラッと言われたことを忘れないためのTo Doリストは、小さいポストイット一枚に一タスクを書いてモニター横部に貼る形式としています。
予期せぬタイミングで他人から言われたことを忘れないために利用しています。以前はその時目についた紙にパッとメモして、時間がたつとそのメモの存在自体を忘れてしまうことが多々ありましたが、ポストイットに書いてモニター横部に貼るという一連の作業を記憶が新しいうちに行います。
そして、その内容がすぐ片付く用事ならそのまま、一週間程度の期間の中で作業する内容ならノートへ転記、一日の作業ポストイットへは転記しない、というように利用しています。
小さいポストイットが増えてきた場合は、本来すべきことに時間を使えていないか、情報整理が追いついていない合図なので、一呼吸置くように心がけています。
iPhoneの活用方法
今実践しているTo Doリストはアナログなので、iPhoneを使ってスマートにタスクを管理する方法を模索したことがあります。しかし、iPhoneを持ってリストを見る、たったこれだけの作業が煩わしくなりいずれの方法も継続することはありませんでした。
しかし、常に持ち歩くわけにはいかない前述の3つのTo Doリストに対して、外出が多い僕はiPhoneを次のように利用しています。
外出先で思いついたことのメモ
外出先でふとタスクやアイディアを思いつくことがあります。そんな時にはiPhoneのリマインダーにメモ、会社に戻る予想時間を設定、そして会社に戻ったらノートのTo Doリストへ転記、の流れで利用しています。
iPhoneのメモ帳にメモしていたこともありましたが、メモしたことを忘れるの法則から逃れられないのでリマインダーへと移行してきました。
ちなみに、最近はリマインダーの通知に気づかずタスクをスルーしてしまうことがあるので、Apple Watchの購入を検討しています。
外出先で全体像を確認するための写真
先に作ったTo Doリストを外出先でも把握したいのですが、iPhoneのアプリに転記する時間は勿体無い。そんな時は、先に作ったノートの写真を撮っておきます。
外出先でタスクの全体像を把握できずに心が不安定になり、遅い時間でも会社へ戻ることが多くありましたが、写真で持ち歩いて確認することでそれを解消することができました。
スマホと連携するノートも増えていますが、レビューを見る限りまだまだ発展の余地がある状況のようです。その技術が進歩すればもっとスマートに情報を管理できそうです。
他にうまくいかなかった方法
いろいろ試行錯誤する中で、常に簡単に見えるTo Doリストでないと長続きしないことがわかりましたが、他に試したけどうまくいかなかった方法を紹介します。
デスクトップに貼り付けるタイプのメモ帳
デスクトップに貼り付けられるアプリのメモ帳です。こちらの障害は、他に開いているアプリを縮小化しないと見えないということです。たったこれだけの作業なのですが、常に視界に入るところにある大きいポストイットに勝つことができませんでした。
アナログとデジタルの程よいバランスラインは、常に変化していくのでこれからも良い方法が無いか模索していこうと思います。
エクセルで作ったTo Doリスト
エクセルで表や関数などを使って便利に作ったつもりでしたが、こちらもそのファイルを開かないといけない、という作業が障害となって根付くことはありませんでした。
ちなみに、エクセルで作った表をプリントアウトして、それに手書きで書き込む形式も試しましたが、プリントアウトという作業がネックとなってボツになりました。
毎日の作業なので、いかに手間をかけずに実行するかということが重要のようです。
あとがき
タスクを全て洗い出して全体像を把握すると、意外と忙しくないなと思うことがあります。時々To Doリストを作る時間も確保できないまま過ごしてしまうことがありますが、それは僕にとってやばい状態であることを示しているので、強制的にブレイクタイムを作って深呼吸するように心がけています。
慢性的に業務そのものに忙殺されているサラリーマンこそ、一度お試しあれです。
